De aandacht vasthouden bij je jaarverslag

Wie zoekt naar voorbeeldjaarverslagen die inspireren, zal merken dat het niet de cijfers zijn die blijven hangen. Getallen zijn dan misschien de ruggengraat van een jaarverslag, maar het verhaal erachter is wat je lezer boeit. Breng die cijfers dus tot leven, door ze te verweven in een boeiend verhaal.

Vertel over de hoogte- en dieptepunten van het afgelopen jaar. Wat hebben jullie als organisatie daarvan geleerd? Stel je bij het schrijven voor dat je tegenover iemand zit die naar je luistert, dan vermijd je nietszeggende woorden en kantoortermen. Als je dat probeert, gaan cijfers vanzelf leven.

Dat veel lezers belangrijke informatie makkelijker oppikken uit een beeld dan uit een lap tekst, is geen geheim. Toch zijn jaarverslagen te vaak nog tekstdocumenten. Dat ga jij anders doen.

Gebruik grafieken, afbeeldingen en infographics in je jaarverslag om de informatie visueel aantrekkelijk te maken. Daardoor worden complexe gegevens begrijpelijk en interessant. Infographics in jaarverslagen kunnen informatie samenvatten, terwijl grafieken en tabellen een gevoel geven bij de impact van bepaalde cijfers in het jaarverslag.

Bovendien geven ze houvast bij het lezen: het zijn ankers waardoor lezers weten waar ze gebleven zijn. Zo wordt jouw jaarverslag een overzichtelijk geheel. Infographics en afbeeldingen lenen zich vaak voor gebruik in het sociale jaarverslag, terwijl tabellen en grafieken het financiële jaarverslag behapbaar maken.

Voor laaggeletterden en mensen met een visuele (óf een andere) beperking is het vaak extra moeilijk om geïnformeerd te zijn. Zo’n 4,5 miljoen Nederlanders ondervinden op een of andere manier obstakels wanneer ze online informatie voorgeschoteld krijgen. Informatie toegankelijk aanbieden zou dus eigenlijk de norm moeten zijn. Dat geldt ook voor jouw jaarverslag.

Zorg dus voor een digitaal toegankelijk jaarverslag, bijvoorbeeld door heldere, leesbare lettertypen te gebruiken en kleuren die met elkaar contrasteren. Schrijf op B1-niveau. Voorzie je teksten van koppen die screen readers kunnen interpreteren en geef alt-teksten bij afbeeldingen. Inspiratie nodig? Kijk maar eens naar dit voorbeeldjaarverslag, dat toegankelijk is tot in de puntjes.

Zag je wat we daar deden? We voegden een linkje toe op het moment dat het verhaal misschien wat langdradig werd. De kans dat jouw jaarverslag van a tot z wordt doorgespit, vergroot je door het interactief te maken. Ook dat klinkt misschien ingewikkeld, maar ga gewoon na op welke punten jij normaal zou afhaken en bedenk daar een oplossing voor.

Haak je af bij te lange teksten over matig interessante onderwerpen? Voeg video’s toe, of links naar aanvullende informatie. Stop je met lezen als je niet meer kunt volgen waar je gebleven bent? Maak dan de inhoudsopgave klikbaar. Zo zorg je er ook nog voor dat jouw jaarverslag een verzorgde indruk maakt.

Niemand wordt warm van een onpersoonlijk verhaal. En een financieel jaarverslag is ook moeilijk met warmte te brengen, maar dat maak je goed met een sociaal jaarverslag! Iedere organisatie heeft ambassadeurs, binnen de gelederen en daarbuiten. Zoek ze op en laat ze hun verhaal doen!

Gebruik echte verhalen van medewerkers, klanten en stakeholders. Daarmee toon je de impact die jouw bedrijf heeft. Omdat het jaarverslag een zakelijk document is, is het misschien moeilijk om hele getuigenissen te verweven in de tekst, maar een citaatje hier en daar kan best. Voeg mooie, lange quotes als kaderteksten toe (dan heb je ook direct voldaan aan tip 2!).

Geïnspireerd geraakt? Aan de gang dan, om van het volgende jaarverslag van jouw organisatie een ware page-turner te maken!